La era digital ha traído a las pequeñas y medianas empresas, un nuevo reto para que puedan mantenerse competitivas en un mercado cada vez más agresivo. Las empresas hoy en día tienen que tomar mejores decisiones de manera más rápida. Esto implica que sus informes de gestión como fuente de la inteligencia de negocios deben ser más eficaces y accesibles desde cualquier dispositivo en todo momento.

El reporte de gestión es una herramienta de evaluación del desempeño construido con base en la información del negocio que se ha recopilado por medio de diferentes fuentes. Este informe solía ser estático con datos, escritos o calculados de manera manual. Sin embargo, hoy en día, los negocios demandan informes dinámicos con información estratégica para administrar con éxito las diferentes áreas, tanto operativas y comerciales de la organización.  Para esto, es esencial que la organización recolecte información de diferentes departamentos o fuentes, la procese, analice, y a partir de esto, genere conocimiento, no solo para realizar un correcto seguimiento de los indicadores claves de desempeño sino también presentarlos de una manera fácilmente, comprensible y gestionable.

Es esencial que la organización recolecte información de diferentes departamentos o fuentes, la procese, analice, y a partir de esto, genere conocimiento

De igual manera, esto permitirá acceder a información del negocio de manera general o específica, dar herramientas de decisión al personal de manera pertinente y eficaz, asegurando el incremento de la eficiencia operativa y así, mantener la competitividad. Y si a esto, sumamos una visualización estratégica, los tomadores de decisión podrán acceder a información real, oportuna y sin errores.

Las 5 prácticas que recomiendo para un reporte de gestión que aporte positivamente a su toma de decisiones son:

1. Cuente con un plan detallado con Indicadores de desempeño claves (KPIs). Al momento de crear un plan es crucial contar con correctos KPIs. No es necesario tener muchos indicadores, solo los necesarios para contar una historia acerca de cómo se encuentra su empresa.
2. Cuente con paneles para una visualización estratégica de los datos, permitiendo una comprensión de conceptos complicados o la identificación de nuevos patrones. Está comprobado que los datos presentados visualmente son más fáciles de percibir y digerir para los seres humanos. Estos paneles podrán tener gobernabilidad, según el departamento, funciones y rol.
3. El reporte debe ser accionable, es decir que permita un análisis descriptivo y predictivo para que pueda obtener información del pasado, presente y fututo de su organización. Esto permitirá traer nuevas ideas y propuestas, además, de acciones claras para mejorar el retorno de la inversión, convirtiéndose en una organización basada en datos y fomentando la colaboración entre las áreas y/o departamentos.
4. Cuente una historia completa. Es importante que la visualización de su reporte permita una comprensión al receptor de una narrativa clara, obteniendo hallazgos importantes. No solamente debe centrarse en mostrar indicadores sino, esos gráficos deberán permitirle interactuar con sus datos para presentar reportes eficaces y que agreguen valor a la toma de decisiones, tanto estratégicas como operativas.
5. Utilice un software profesional de reportería. Hemos visto en varias organizaciones que, debido al uso de hojas de cálculo para realizar informes con grandes volúmenes de datos, las operaciones y su construcción, se vuelven demasiado lentas o imposible de realizar filtros debido a la gran cantidad de columnas y filas. La utilización de un software como Power BI permitirá el procesamiento de informes, actualizaciones automáticas y su visualización estratégica dependiendo de la audiencia.

Saludos,

Francisco Camacho